Faktury - wystaw fakturę za pomocą sklepu.

Konfiguracja faktur

1. Zaznacz Sklep wystawia faktury VAT,
2. Zaznacz Sklep wystawia proformy,
3. Zaznacz Faktury wystawiane są w walucie wybranej przez klienta sklepu,
4. Zaznacz Pokaż kod produktu na fakturze,
5. Wpisz Nagłówek faktury,
6. Wpisz Miejsce wystawienia (miejscowość),
7. Wpisz Opis pola daty,
8. Wpisz Dane sprzedawcy:
   • Nazwa firmy,
   • Imie i nazwisko,
   • Adres,
   • Ciąg dalszy adresu,
   • Województwo,
   • Kod,
   • Miasto,
   • Kraj,
   • NIP / VAT UE,
9. Ustaw Numerację faktury VAT,
10. Ustaw Numerację faktury proforma,
11. Wybierz Maksymalny czas oczekiwania na płatność,
12. Wpisz Dodatkowy opis
13. Wpisz Podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktury VAT,
14. Naciśnij przycisk Zapisz.

Wystawianie faktur

Wystawienie faktury proforma

Wybierz Faktury proforma

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Wystaw fakturę.

Pobranie faktury proforma

Wybierz Faktury proforma

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Pobierz.

Edycja faktury proforma

Wybierz Faktury proforma

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Tryb edycji,
3. Sprawdź / wpisz dane,
4. Naciśnij przycisk Dodaj pozycję, w celu dodania nowego produktu,
5. Wybierz Rodzaj płatności,
6. Wybierz Maksymalny czas oczekiwania na płatność,
7. Naciśnij przycisk Zapisz.

Wystawienie faktury VAT

Wybierz Faktury do wystawienia

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Wystaw fakturę.

Pobranie faktury VAT

Wybierz Faktury do wystawienia

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Pobierz.

Edycja faktury VAT

Wybierz Faktury do wystawienia

1. Edytuj fakturę,
2. Naciśnij przycisk Tryb edycji,
3. Sprawdź / wpisz dane,
4. Naciśnij przycisk Dodaj pozycję, w celu dodania nowego produktu,
5. Wybierz Rodzaj płatności,
6. Wybierz Maksymalny czas oczekiwania na płatność,
7. Naciśnij przycisk Zapisz.

Ewidencja faktur

Wybierz Faktury wystawione

Faktury korygujące

Faktura korygująca jest osobnym dokumentem wystawianym do istniejącej faktury VAT. Zapisuje dane i pozycje po korekcie, bez zmiany faktury pierwotnej ani wcześniejszych korekt.

Wystawienie faktury korygującej

Przejdź do Sprzedaż → Faktury → Faktury wystawione.

1. Otwórz fakturę VAT, którą chcesz skorygować.

2. Naciśnij przycisk Wystaw korektę. System automatycznie przejdzie do edycji utworzonej korekty.
3. Wprowadź prawidłowe dane dokumentu.
4. Uzupełnij Przyczynę korekty, np. zwrot produktu, korekta ceny lub zmiana danych adresowych nabywcy.
5. Zapisz dokument.

Każdą korektę, również kolejną, twórz z poziomu faktury pierwotnej, a nie poprzedniej faktury korygującej.

Przykład: jeśli na fakturze była 1 sztuka, a prawidłowa ilość to 2 sztuki, wpisz 2. System obliczy korektę +1 szt. Nie wpisuj samodzielnie wartości różnicowej.

Podgląd korekty

Po utworzeniu faktury korygującej możesz przejść do Trybu przeglądania, aby sprawdzić, jak wygląda dokument korekty oraz jakie zmiany zostały na nim uwzględnione.

Na podglądzie faktury korygującej znajdują się między innymi:

• numer faktury korygującej,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• informacja o korygowanej fakturze wraz z jej numerem i datą,
• sekcja Korygowane dane, pokazująca wartości Przed korektą oraz Po korekcie,
• informacja o skutku finansowym korekty, np. że korekta nie powoduje zmiany kwoty do zapłaty,
• Przyczyna korekty,
• sekcja KSeF wraz ze statusem dokumentu oraz przyciskiem umożliwiającym wysłanie korekty do KSeF.

Jeżeli korekta obejmuje pozycje faktury, dokument przedstawia wyłącznie pozycje, które zostały zmienione. Dla każdej z nich system pokazuje stan Przed korektą, wartość Korekty oraz stan Po korekcie.

W dolnej części widoku dostępne są przyciski umożliwiające przejście do Trybu edycji, wyświetlenie faktury pierwotnej oraz pobranie faktury korygującej.

Aby pobrać fakturę korygującą w formacie PDF, naciśnij przycisk Pobierz. Wygenerowany dokument zawiera dane faktury korygującej, informacje o fakturze pierwotnej, zmienione dane i pozycje, przyczynę korekty oraz informacje KSeF, jeżeli dokument został przyjęty w systemie KSeF.

Wystawienie kolejnej korekty

1. Otwórz fakturę pierwotną i naciśnij Wystaw korektę.
2. Wprowadź zmiany względem stanu wynikającego z poprzedniej korekty.
3. Uzupełnij przyczynę korekty i zapisz dokument.

Kolejna korekta nadal wskazuje fakturę pierwotną. Jej utworzenie blokuje poprzednią korektę przed edycją i usunięciem.

Przy korzystaniu z KSeF poprzednia korekta musi zostać wcześniej przyjęta i posiadać własny numer KSeF.

Oznaczenia na liście faktur

Na liście Faktury wystawione dostępne są oznaczenia:

• pomarańczowy punkt – faktura korygująca,
• niebieski punkt – faktura posiadająca korektę.

Wskaż oznaczenie, aby zobaczyć powiązane dokumenty. Za pomocą filtra wybierz wszystkie dokumenty, faktury lub faktury korygujące.

Wysyłka korekty do KSeF

Przed wysyłką skonfiguruj integrację z KSeF.

1. Otwórz fakturę korygującą.
2. Naciśnij Wyślij do KSeF.
3. Jeżeli dokument jest przetwarzany, użyj Sprawdź status KSeF. Nie wysyłaj ponownie tego samego dokumentu.
4. Po przyjęciu sprawdź Numer KSeF i Datę przyjęcia oraz pobierz UPO.

System sprawdza status i numer KSeF faktury pierwotnej, status poprzedniej korekty, walutę, NIP-y, kraje kontrahentów, stawki VAT, powiązania dokumentów i zgodność ze schematem FA(3).

Kraj musi być rozpoznawany przez słownik FA(3). Podaj kod lub nazwę, np. PL, Polska, DE lub Niemcy. Wartości takie jak Test, Inny czy Brak blokują wysyłkę.

Po uzyskaniu numeru referencyjnego faktura korygująca nie może być edytowana ani usunięta.

Komunikaty i ograniczenia KSeF

Najczęstsze komunikaty:

• Faktura pierwotna nie posiada numeru KSeF – najpierw zakończ jej wysyłkę i uzyskaj potwierdzenie przyjęcia.
• Poprzednia korekta nie została zaakceptowana – zakończ obsługę poprzedniej korekty przed wysłaniem kolejnej.
• NIP różni się od dokumentu bazowego – w tym trybie korekty nie można zmieniać identyfikatora podmiotu.
• Nieprawidłowa wartość kraju – popraw wskazane pole, wpisując rozpoznawany kod lub nazwę kraju.
• Korekta nie zawiera zmian możliwych do odwzorowania w FA(3) – dokument nie zawiera zmian danych lub pozycji obsługiwanych przez integrację.
• Dokument jest nadal przetwarzany – użyj Sprawdź status KSeF zamiast ponownej wysyłki.

Integracja obsługuje zwykłe faktury korygujące KOR w PLN. Nie obsługuje korekt faktur zaliczkowych i rozliczeniowych, korekt okresowych obejmujących wiele faktur, zmiany NIP-u, wysyłki korekt w walutach obcych ani trybów offline KSeF.

Zarządzanie fakturami z poziomu zamówienia

1. Edytuj zamówienie,
2. Pokaż | Pobierz | Aktualizuj Fakturę proforma
3. Kliknij Wystaw, aby wystawić fakturę VAT.
4. Po wystawieniu faktury:

   Pokaż | Pobierz | Aktualizuj Fakturę

   

Zobacz dokumentację Zamówień.

Dodanie faktur do statusu zamówienia

W panelu administracyjnym przejdź do Aplikacje → Zamówienia

Wybierz Statusy

1. Edytuj status zamówienia,
2. Zaznacz Dołącz link do faktury proforma,

   Do powiadomienia e-mail zostanie dołączony link do faktury proforma.

3. Zaznacz Dołącz link do faktury,

   Do powiadomienia e-mail zostanie dołączony link do faktury.

4. Naciśnij przycisk Zapisz.

Zobacz dokumentację Statusów zamówień.

Pobranie faktury proforma po złożeniu zamówienia

1. Złóż zamówienie,
2. Naciśnij przycisk Proforma PDF.

Pobranie faktury VAT z konta klienta

1. Zaloguj się do sklepu,
2. Naciśnij zakładkę Zamówienia,
3. Edytuj zamówienie,
4. Pobierz fakturę.

Oznaczenia GTU

System umożliwia obsługę oznaczeń GTU zgodnie z obowiązującymi przepisami, dzięki czemu możliwe jest prawidłowe przypisywanie kodów do towarów bezpośrednio z poziomu panelu administracyjnego.

Przejdź do Aplikacje → Faktury → Oznaczenia GTU

Edycja oznaczeń GTU

Przejdź do Aplikacje → Faktury → Oznaczenia GTU

1. Edytuj wybrany numer GTU,
2. Wpisz Producenta,
3. Wpisz Kategorię,
4. Wpisz Produkty,
5. Wpisz Produkty wykluczone - w tych produktach informacja nie będzie pokazana.,
6. Naciśnij przycisk Zapisz.

Producenci i kategorie funkcjonują niezależnie od siebie - przypisanie producenta nie wpływa na przypisanie kategorii i odwrotnie.

Dodanie GTU do produktu

Przejdź do Oferta → Produkty → Edycja

1. Wybierz Oznaczenie GTU,
2. Naciśnij przycisk Zapisz.

Wstawienie GTU w edycji faktury

Przejdź do Aplikacje → Faktury

1. Wybierz rodzaj faktury do edycji,
2. Edytuj fakturę,
3. Przejdź do Trybu edycji,
4. Wybierz GTU,
5. Naciśnij przycisk Zapisz.

Integracja KSeF

Integracja dostępna tylko w wersji PRO lub VIP.

Integracja z KSeF wymaga PHP w wersji 7.4 lub wyższej oraz zainstalowanych rozszerzeń sodium i openssl.

System umożliwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), dzięki której możliwe jest wysyłanie faktur oraz pobieranie ich statusu bezpośrednio z poziomu panelu administracyjnego.

Konfiguracja KSeF

Przejdź do Aplikacje → Faktury → Konfiguracja

Ustawienia integracji

1. Zaznacz Włącz integrację z KSeF,
2. Wpisz KSeF NIP – NIP firmy (bez spacji i znaków specjalnych),
3. Wpisz KSeF Token – token wygenerowany w systemie KSeF,
4. Naciśnij przycisk Zapisz.

Po zapisaniu konfiguracji pojawi się:

• Status połączenia: OK – oznacza poprawną konfigurację.

Ważne:

• Token jest wymagany do komunikacji z KSeF,
• Token należy przechowywać w bezpiecznym miejscu.

Przeczytaj więcj o tokenach KSeF.

Wysyłka faktury do KSeF (widok faktury)

Po wystawieniu faktury możesz wysłać ją do KSeF bezpośrednio z jej podglądu.

Jak wysłać fakturę:

1. Otwórz fakturę (Podgląd),
2. Przejdź do sekcji KSeF,
3. Kliknij przycisk Wyślij do KSeF.

Po wysyłce

Po poprawnym przesłaniu zobaczysz:

• Status: Przyjęta w KSeF,
• Numer KSeF,
• Data przyjęcia,
• przycisk Pobierz UPO.

Wysyłka faktur z listy

Możesz wysłać faktury również bez wchodzenia w ich podgląd.

Jak wysłać z listy:

1. Przejdź do:

Faktury → Faktury wystawione

2. Zaznacz wybrane faktury

3. Wybierz akcję:

• Wyślij do KSeF

System wyśle wszystkie zaznaczone faktury.

Statusy KSeF

W systemie dostępne są następujące statusy:

• Nie wysłano do KSeF – faktura nie została jeszcze wysłana
• W trakcie wysyłki – trwa przetwarzanie
• Przyjęta w KSeF – faktura została poprawnie zarejestrowana
• Błąd – wystąpił problem podczas wysyłki

Wygląd faktury wysyłanej do KSeF

Po wysłaniu dokumentu do systemu KSeF faktura może zostać wygenerowana w formie wydruku zawierającego zarówno standardowe dane sprzedażowe, jak i informacje potwierdzające rejestrację dokumentu w KSeF.

Na wydruku faktury widoczne są wszystkie podstawowe informacje o dokumencie, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, daty, pozycje towarowe, wartości netto i brutto, podsumowanie VAT oraz forma płatności.

1. W dolnej części wydruku znajduje się sekcja KSeF, która potwierdza status wysyłki dokumentu do systemu.
2. W polu statusu wyświetlana jest informacja o przyjęciu dokumentu, na przykład Przyjęta w KSeF lub Zarejestrowana.
3. Na wydruku umieszczany jest Numer KSeF, czyli unikalny identyfikator faktury nadany przez Krajowy System e-Faktur.
4. Na wydruku widoczna jest również data przyjęcia dokumentu przez KSeF.
5. Po prawej stronie sekcji KSeF znajduje się Kod QR KSeF, który umożliwia szybkie przejście do weryfikacji dokumentu.
6. Pod kodem QR lub obok niego może zostać umieszczony także dodatkowy ciąg identyfikacyjny powiązany z dokumentem w systemie KSeF.
7. W sekcji KSeF może być również wyświetlany link weryfikacyjny KSeF, który umożliwia sprawdzenie faktury bezpośrednio w systemie.

Ważne: na wydruku faktury wysyłanej do KSeF znajdują się oznaczenia potwierdzające rejestrację dokumentu w systemie, w szczególności Numer KSeF oraz kod QR. Są to elementy charakterystyczne dla faktur obsługiwanych przez KSeF.

Dzięki tym oznaczeniom można łatwo potwierdzić, że dokument został zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur, a także szybko przejść do jego weryfikacji.

UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Po przyjęciu faktury przez KSeF możesz pobrać:

• UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)

Jest to oficjalny dokument potwierdzający rejestrację faktury w KSeF.

Generowanie tokena KSeF

Token KSeF należy wygenerować bezpośrednio w systemie KSeF (Ministerstwo Finansów).

https://ksef.podatki.gov.pl/

Wymagania

Aby wygenerować token:

• wymagany jest podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany
• użytkownik musi mieć dostęp do KSeF dla danego NIP

Do czego służy token

Token KSeF:

• umożliwia komunikację z API KSeF
• identyfikuje Twoją firmę (po NIP)
• zawiera przypisane uprawnienia
• jest poufny (nie należy go udostępniać)

Uprawnienia tokena (bardzo ważne)

Token musi posiadać odpowiednie uprawnienia do wystawiania faktur, w przeciwnym razie:

• faktura nie zostanie przyjęta przez KSeF
• pojawi się błąd podczas wysyłki

W praktyce podczas generowania tokena w KSeF należy zaznaczyć:

• wystawianie faktur (InvoiceWrite)
• przeglądanie faktur (InvoiceRead)
• przeglądanie uprawnień (CredentialsRead)

Generowanie tokena

Informacja techniczna: token jest tworzony z określonym zestawem uprawnień i nie można ich później zmienić – trzeba wygenerować nowy token

Przykład tokena KSeF

Rzeczywisty token KSeF to długi ciąg znaków, np.:

20260226-EC-222FDD6000-50474D7FD8-D2|nip-6476884578|84baad85a89e4f91937712d1739918f3e9d219d5f8514c429e021b8f555fc2c5